社会组织印章管理的十个法律问题

2018年8月16日

 社会组织印章对社会组织来说非常的重要。社会组织在开展对外合作、签订协议、年检年报、财务税收、银行业务等活动时,在相关法律文书上加盖印章,即代表社会组织对该法律关系的认可,享有权利,履行义务。

那么社会组织在印章管理方面,有什么需要注意的事项,以及要注意什么样的法律风险呢?根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》、《民办非企业单位印章管理规定》等相关规定,总结梳理出社会组织印章管理的十个法律问题。

一、 社会组织印章分哪几种?

社会组织印章包括名称印章、办事机构印章和专用印章(钢印、财务专用章、合同专用章等)。

(一) 公章:即代表社会组织,用于对社会组织业务活动的各个方面。

(二) 财务专用章:在社会组织出具票据,支票等加盖。

(三) 合同专用章:顾名思义,通常在签订合同时使用。

(四) 法定代表人章:用于特定的用途,社会组织出具票据时也要加盖此印章。

(五) 发票专用章:在社会组织开具发票时加盖。

(六)钢印:钢印是鉴别证明,文书和文件真伪的重要印鉴。类似实习证明、培训证书等可以盖钢印。

(七)分支机构、办事机构印章:社会组织的分支机构、办事机构使用。


说明:2014年2月26日民政部《关于贯彻落实国务院取消全国性社会团体分支机构、代表机构登记行政审批项目的决定有关问题的通知》规定,不再出具分支机构、代表机构刻制印章的证明。

二、 刻制印章需要什么程序和手续?

通常来说,社会组织需要拿着刻章申请、法人登记证书副本复印件、法人身份证复印件、经办人身份复印件、遗失声明(印章遗失补刻的话)、印章样式等向登记管理机关申请刻章的介绍信,社会组织拿着介绍信去公安机关指定的地点刻章。


更多详细可以参考民政部官网的要求:

http://mjzx.mca.gov.cn/article/bszn/djfw/201303/20130300436418.shtml

三、 印章被盗、抢或丢失了怎么办?

如果社会组织发生印章被盗、抢以及丢失的情况,社会组织可以参照《公司法》的相关规定做如下处理:

首先,因为公章在公安机关有备案,所以丢失后第一步应该由法定代表人带身份证原件、社会组织登记证书到丢失地点所辖的派出所报案,领取报案证明。(也可委托第三人办理)

其次,要让公众知晓机构被盗、抢或丢失的公章已经作废,第二个步骤就是持报有关材料在市级以上每日公开发行的报纸上做登报声明,声明公章作废。

其次,携带作废的声明以及相关材料,去登记管理机关申请刻章。

最后,拿着介绍信去公安机关指定的地点刻制新章。

四、 能否只用公章不用其他印章?另外公章可以代替合同专用章吗?

不能仅仅使用公章,法律对某些情况下该用何种印章有强制性规定。如《中华人民共和国发票管理办法》明确发票只能加盖发票专用章。

公章可以代替合同专用章,在合同、协议的签订中,公章和合同专用章具有同等法律效力。

备注:《最高人民法院关于在审理经济纠纷案件中涉及经济犯罪嫌疑若干问题的规定》第四条将公章与合同专用章并列使用,也足以说明公章与合同专用章在合同签订方面的效力是一样的。


五、 合同上没有加盖合法有效的公章但有法定代表人签字,合同是否有效?

有效,除非约定合同生效必须签字并盖章。因为法定代表人以社会组织名义从事民事活动时代表社会组织,因此仅有法定代表人签字也能使合同成立生效。


备注:《合同法》第三十二条规定:“当事人采用合同书形式订立合同的,自双方当事人签字或者盖章时合同成立。”

六、社会组织通过邮件签订合同是否可以?

可以,社会组织通过邮件等方式也可以签订合同,但在邮件签订合同之前签订确认书,比如基金会和第三方合作的时候,在合同当中约定:“补充协议、合同附件等,双方可以通过指定邮箱发送确认,对方收悉时生效”


备注:《合同法》第三十三条当事人采用信件、数据电文等形式订立合同的,可以在合同成立之前要求签订确认书。签订确认书时合同成立。

七、公章外借他人使用,他人私下签订的合同是否有效?

有效。社会组织作为独立的非营利法人,社会组织印章是其对外进行活动的有形代表和法律凭证,社会组织负责人或其他管理人员,经过社会组织授权后,只是印章暂时的持有者和保管者,其行使社会组织印章所产生的权利义务,由社会组织来承担责任。

社会组织自愿将印章外借他人使用,应视为社会组织授权他人使用印章,该印章所产生的权利义务关系应由社会组织承担。

因此,社会组织应当慎用印章和授权。

八、印章持有人违反单位制度使用印章,其法律责任谁来承担?

依然是社会组织来承担,社会组织管理制度可以约定印章的使用规则,但由于管理制度仅对内有约束力,如果相对人是善意的,即使印章的使用违反制度,合同也有效,其法律责任依然由社会组织承担。但是,使用人违反印章管理制度使用印章,损害社会组织利益的,需要对社会组织承担责任。

九、 社会组织在印章管理方面主要存在的问题有哪些?

(一)印章刻制的业务流程不清晰,没有审批程序,只要业务需要,领导或部门随便刻制印章,刻制后没有下发正式启用文件,没有明确印章使用范围和使用时间。

(二)印章刻制不在公安部门指定的单位进行,随便找一家单位刻制公章,刻完就用,为以后发生印章使用风险埋下了隐患。

(三)没有印章管理方面的规章制度,使用印章未经过严格审批。印章管理人员对使用印章材料不严格审查,更有甚者在空白介绍信或空白纸张上用印。印章保管者让印章离开自已的视线或因自己没时间让他人代为盖章,在没有监管人的情况下允许他人携带印章外出。

(四)没有统一的印章使用台账,采用一页纸请示的方式,请示完成后,领导审批用印的签批单,时间长了很容易丢失,无法追溯。个别单位虽有统一的用印台账,但对领导在材料上签字直接上报的文件则没有登记用印事项和用印人,以后涉及此类文件的问题同样无法追溯,形成法律风险。

(五)印章保管制度不健全,未设专人保管,印章丢失或被盗后不及时报告,不及时报案,也不主动在报纸上发布公告声明作废,从而留下了潜在的用印风险。

(六)为了便于工作开展,给第三方或者代表机构、开具授权书,一旦第三方出现问题,社会组织就要承担相应责任。

(七)印章被仿冒后,未采取正确的应对措施,放任风险发生,给社会组织带来法律责任。

(九)以前社会组织有分支机构印章的时候,分支机构被撤销和关闭后,没有及时收回和销毁这些分支机构的印章,形成了潜在的法律风险。

(十)社会组织印章保管人把持印章,导致社会组织陷入僵局,社会组织决策机构应当尽快向公安机关以及登记管理机构报案、投诉处理。


十、社会组织印章的保管方面需要采取什么样的措施?

建立印章管理制度,做好日常保管和使用,同时做到:

(一)社会组织印章采取分级保管的制度,各类印章由各岗位专人依职权需要领取并保管。

(二)印章必须由专人妥善保管,并在其岗位职责中予以明确。

(三)公章应妥善保管,注意安全,防止损毁、遗失和被盗,明确保管人责任。

(四)印章如遗失,印章保管人应及时向社会组织负责人报告;

(五)必须严格依照制度使用印章,未经规定的程序,不得擅自使用;

(六)在使用中,保管人对文件和印章使用单签署情况予以审核;

(七)检查印章使用是否与所盖章的文件内容相符;

(八)在印章使用中违反规定,给社会组织造成损失的,由社会组织对违纪者予以处分,造成严重损失或情节严重的,移送有关机关处理。


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